• Укр
  • Eng
+38 (097) 791-33-70
Грабовська ОксанаМирослава ЮроваГрабовська Оксана

Карантинні інструменти COI, або Як адаптувати бізнес до ізоляції

Нова реальність застала більшість компаній зненацька. І якщо великі фірми продовжують активно просувати свої послуги та створювати рекламні кампанії, підприємства малого та середнього бізнесу намагаються по максимуму скоротити витрати на рекламу. Та чи правильне це рішення настільки, наскільки здається на перший погляд?

Так, чималенького бюджету для розмаху немає, однак творче рекламне мислення та турботу про своїх клієнтів ніхто не скасовував. 😉
Оскільки й ми, COI, відносимося до невеликих фірм, саме творчий підхід до роботи та бажання втримати клієнтів на плаву (та й втриматися самим, звісно) не дають нам опустити руки.

Як нам працюється на карантині

Щасливим збігом обставин можна вважати нашу зміну організації роботи десь за місяць-півтора до початку карантину. Прагнучи покращити бізнес-процеси та підвищити ефективність роботи, ми ввели трохи нових «бюрократичних» інструментів. І хоча бюрократія в СОІ завжди була під табу, зараз вже бачимо, що таке рішення себе виправдало. Ми вже встигли звикнути й адаптуватися до нових порядків в офісних умовах, а з початком карантинної роботи лише трохи видозмінили усталені процеси.

Робота в хмарі

Минулого року ми нарешті завели всій команді корпоративні емейли та приєдналися до GSuite. Завжди відкладали це питання, бо навіщо платити за стільки мейлів, якщо з клієнтами комунікує лише кілька осіб? А між собою можна й Gmail-ом. У результаті, рішення себе дуже виправдало. Переваги:

  1. Пошти команди всюди підтягуються автоматично. Переслати листа можна за кілька секунд.
  2. Більше людей почали комунікувати з клієнтом. Замість «відправ мені, я віддам клієнтові» стало «відправ клієнтові». Виявилося, таких випадків було немало. А клієнтам зрозуміло, що це наш COI-вець, якщо пошта корпоративна.
  3. GoogleDisk. Раніше в нас теж був диск, і ми ним наче користувалися, шерили доступи, давали запити на доступи, забували видаляти доступи тих, хто звільнився тощо. Тобто, інструмент використовувався, але лише зараз ми зрозуміли, наскільки неефективно. Тепер за замовчуванням уся команда має доступи до всіх файлів. І не виникає питання, де та що шукати. Матеріали по проєктах розкладені в папочки — краса! А ще ми зробили для кожного клієнта Wiki-файл, де маємо всілякі доступи, контакти, примітки та ін. Економить час. Справді.

Комунікація

Колись це був Skype, Slack, Telegram. Потім ми довго зависали на Bitrix24, а коли вже приєдналися до GSuite, побачили Hangouts. Інструмент, звісно, не ідеальний. Не можна цитувати повідомлення, не можна надсилати за раз більше одного файлу тощо.

А ще під час карантину ми з подивом відкрили для себе GoogleMeet. Мітинги створюються в корпоративному календарі, для того, щоб кинути виклик комусь з персонального чату або команди-групи, достатньо однієї кнопки. Можна підключати клієнтів за посиланням і взагалі за стабільністю інструмент перевершив усі раніше пробувані. Щоправда, в чаті мітингу не можна кидати картинки. Але цей мінус ми якось переживемо.

Облік часу

В різний час щодо цього працювали з Yaware, TimeDoctor, Hubstaff. Наприкінці минулого року інтеграція Bitrix24 з TimeDoctor стала кудись плисти. Ми репортили баги, мучилися, просили розробників інтеграції дописати її або продати нам код, щоб ми могли дописати. А потім повернулися знову до Hubstaff, яким користувалися раніше. Одночасно змінили таск-менеджер на синхронізований з цим трекером: його дуже вчасно рекламував Hubstaff. Перейшли, відтестували — все працює, як годинник. Тьфу-тьфу!

Мітинги

З цим теж пробували різні варіанти ще до карантину. Були щоденні мітинги для всіх, на яких дехто відверто нудьгував і які нам дорого обходилися (робочий час усіх COI-вців помножити на тривалість мітингу). Були щотижневі, на які завжди хтось не приходив або спізнювався. Були командні та проєктні. Ще перед карантином зупинилися на наступній схемі:

  • Плановий. У п’ятницю о 16:00 у нас плановий загальний мітинг на наступний тиждень. Обговорюємо, чим будемо займатися, розподіляємо завдання між COI-вцями. Все фіксуємо в табличці.
  • Звітний. У понеділок об 11:00 ми робимо загальний звітний тижневий мітинг. До цього часу кожен у своїй табличці вписує години з Hubstaff за кожним проєктом чи підпроєктом. Мітинги трекаємо окремо, стежимо, щоб не витрачати на них надто багато часу. Під час понеділкових зборів ми аналізуємо час, витрачений попереднього тижня на кожен із проєктів, і зіставляємо з отриманими за ті проєкти оплатами. Така звірка дозволяє швидко відловити захоплення перфекціонізмом, зміщення фокусу чи неефективний прогноз часозатрат.
  • Командні. Такі мітинги проводять вже окремі команди, зазвичай щоденно. З початком дистанційної роботи з цим стало більш строго.

Труднощі

На перших порах все, що ми говорили одне одному усно, ми почали писати. І стикнулися з інакорозумінням. Помітивши кілька таких ситуацій, домовилися більше зідзвонюватися для обговорень. Часу, затреканого на мітинги, побільшало, але загалом так навіть інколи швидше. І результати точніші. Хоча звичного обговорення на фоні оупенспейсу все ще бракує.

Адаптуємося — і вам рекомендуємо

Загалом ми навчилися працювати ситуативно: дивимося на поточний стан ринку та адаптуємо рекламну тактику до нього. Адже новини зараз змінюються зі швидкістю авто на трасі.

Крім цього, шукаємо нові можливості для продажу, працюємо над налаштуваннями реклами, влучними посилами у текстах, доречною візуальною складовою, хорошим технічним рішенням. Вдосконалити їх можна завжди, тож так і робимо. А ще не забуваємо: здоров’я людей все ж важливіше за продажі. Тому з цим не спекулюємо й вам не радимо.


Наостанок ділимося трьома must-do під час кризової ситуації, як-от склалася у світі зараз.

  • Переводьте бізнес в онлайн: навіть коли карантин закінчиться, люди не припинять купувати в інтернеті, адже онлайн-замовлення стрімко витісняють офлайн-покупки. Якщо хочете продавати і зараз, і потім — подбайте про якісний інтернет-магазин або напишіть нам. Ще до карантину ми розробили готове технічне рішення, яке легко адаптувати під будь-який бренд. Отримаєте функціональний інтернет-магазин вже за 2 тижні.
  • Не зупиняйте рекламні кампанії: потім повернути її у норму буде ой як непросто. Реклама примхлива та любить стабільність. Краще подумайте (або ми подумаємо за вас), як можна рекламувати ваш продукт з користю та без серйозних втрат для бюджету.
  • Розповідайте про свої плани: це допоможе вашим клієнтам зрозуміти, чи працюєте ви та у якому форматі. Часто замовлень не роблять лише тому, що на сторінках компанії немає актуальної інформації.


Аби вижити у кризових ситуаціях, потрібно об’єднувати зусилля. Звертайтеся — COI стане вашим надійним рекламним союзником як у час карантину, так і після нього.